はじめに
Googleフォーム・スプレッドシート・Googleカレンダーを連携させて、定員の管理が可能な予約システムの導入方法について詳しく解説します！
当記事で解決できる悩み
・Googleフォームで作成する予約システムの特徴とは？
・Googleフォームで予約システムを作成するメリット・デメリットは？
・予約システムの導入方法・利用方法は？
今回の記事では、小規模ビジネスのオーナーやイベント主催者向けに、費用を抑えてかつ効果的な予約管理を実現するためのシステムを紹介します。
無料でDLできるスプレッドシートのリンクを掲載しておりますので、すぐに利用することが可能です！
予約システムの特徴
Googleフォームで予約
今回のシステムでは、予約を行う際にユーザはGoogleフォームから予約を行います。
フォーム上で「氏名」「メールアドレス」等、必要な情報と「参加人数」「予約日時」を入力して予約を行います。
「予約日時」では以下のように、予約できる日時と残り人数が表示されます。
予約が完了するとメールを自動送信
ユーザが予約を完了すると、フォーム上に入力したメールアドレス宛に予約完了のメールが届きます。
メールの内容も自由にカスタマイズ可能です！
管理者側の画面
予約の管理者側はGoogleスプレッドシートで予約可能な日時を管理します。
- 日付
- 開始時間/終了時間
- 定員
- 別システムからの予約人数
「予約管理シート」上で必要事項を記載することで、Googleフォームの選択肢に反映されるようになります。
また、ユーザからの予約があった際には自動で残り人数の計算を行います。
Googleカレンダーに予定自動で作成
ユーザの予約が完了すると、自動的に登録した管理者のGoogleカレンダーに予定が登録されます。
メリット・デメリット
Googleフォームでの予約システムの作成にはメリットもありますが、その分デメリットも存在するため、把握しておく必要があります。
メリット
無料で利用が可能
Googleフォーム含めたGooleサービスは無料で利用できるため、予約システムを構築する際の初期費用や維持費が大幅に削減することができます。
定員を管理できる
本システムでは、定員数を設定することで、定員に達するまで予約が可能となっております。
Googleカレンダーには、Googleが提供している「予約スケジュール機能」があります。
ただし「予約スケジュール」機能では予約枠に対して、一つの予約が入った時点で枠が埋まった扱いになってしまい、他の人は予約を入れることができなくなります。
そのため、「定員数に達するまで予約が可能」というような運用はGoogleが提供する「予約スケジュール機能」ではできません。
予約の容易さ
PC・スマートフォンに限らず、インターネットに接続されたどのデバイスからもフォームにアクセスできるため、予約手続きが非常に便利となります。
デメリット
フォーム内で細かい制御が不可能
Googleフォームでは質問の中で、細かいフィルタリングなどができません。
例えば、1つ目の質問で「日付」を選択したあと、次の質問でその日付で予約可能な時間帯のみを選択肢として表示させるといった制御ができません。
また、例として残り人数が「残り人数：5人」だった場合にも、ユーザは6人以上の予約を誤って送信できてしまいます。
本システムでは、残り人数よりも多い人数で予約があった際には予約を確定せず、「再予約を促すメールを送信」することで対処しています。
拡張性
本システムはGAS(Google Apps Script)を使用しています。質問の大幅な追加やフォーム内のカスタマイズを実施した際にGASの知識が必要となる場合があります。
カスタマイズ等希望の際はココナラにて承っております。お気軽にご連絡ください。
GASによる自動化ツール作成します ツールの作成・カスタマイズ承りますココナラの新規登録はコチラから
スプレッドシートのDLリンク
Googleフォームを自動で作成するスクリプトをGAS(Google Apps Script)で組み込んでいるため、スプレッドシートからGoogleフォームを簡単に作成できるようになっています。
導入方法
①スプレッドシートをコピー
まず、利用にあたってはスプレッドシートのコピーが必要です。
スプレッドシートの上部バー[ファイル]>[コピーを作成]から[コピーを作成]をクリックしてコピーを作成してください。
②初期設定
フォームの作成
上部バー[★初期設定メニュー]より、[①予約フォームの作成]をクリックします。
[認証が必要です]というモーダルが表示されたら、以下の手順で認証を完了させてください。
- OKをクリック
- アカウントの選択でユーザを選択
- 画面下部の[詳細]をクリック
- 予約自動化処理（安全ではないページ）に移動
- [許可]をクリック
完了したら、もう一度上部バー[初期設定]より、[①フォームの作成]をクリックします。
少し待つとフォームの作成が完了したモーダルが表示されます。
③フォームの編集
作成されたGoogleフォームに移動して、質問の追加や質問文の変更などフォームのカスタマイズを行ってください。
④カレンダーIDを入力
続いて、上部メニューの[★初期設定メニュー]>[②カレンダーIDの入力]より、カレンダーIDを入力してください。入力したら[保存]をクリックします。
カレンダーIDはGoogleカレンダーより、[︙]から[設定と共有]をクリックします。
少し下にスクロールすると、カレンダーIDが記載された部分があります。これをコピーして貼り付けてください。
④必須質問の対応付け
上部メニューの[★初期設定メニュー]>[③必須質問の対応付け]をクリックします。
それぞれドロップダウンには、Google予約フォームで作成した質問文が格納されます。
対応する質問を選択した上で[保存]をクリックしてください。
以上で初期設定は完了です。次は実際の利用方法を紹介します。
運用マニュアル
予約管理シート
①予約枠の作成
「予約管理シート」では、予約が可能な時間帯や、定員数を管理することができます。
上部メニュー[★予約管理メニュー]>[①予約枠作成]をクリックします。
入力が完了したら、「確定」ボタンを押すと「予約管理シート」に反映されます。
Googleフォームへの反映
予約枠を作成した後は、Googleフォームに選択肢として反映する必要があります。
上部メニュー[★予約管理メニュー]>[②予約枠をGoogleフォームに反映]をクリックします。
問題なく完了すると、予約フォームに選択肢が反映されます。
メール管理シート
「メール管理シート」では、ユーザに送信するメールを管理することができます。
以下のように、{}で囲んである内容を利用することで、フォームで入力した内容が反映されるようになります。
- 氏名: {name}
- 予約日時: {reservationDateTime}
- 予約ID: {reservationId}
- 参加人数: {totalParticipants}
- 電話番号: {phoneNumber}
- 受付日時: {timestamp}
追加カスタマイズについて
本ツールを利用いただき、質問内容の変更や細かい要望が生じた場合にはココナラにてカスタマイズの要望を承っております。
内容によっては無償でも対応させていただきますので、まずはお気軽に質問からご相談ください。
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フォーム内の質問文や順番は自由に追加やカスタマイズ可能です。
ただし、事前に作成されている、「氏名」「電話番号」「メールアドレス」「参加人数」「予約日時」に関する質問は必ずフォーム内に含める必要があります。