はじめに
OneDrive上にある大量のファイル名を一括で変更したいと思ったことはないでしょうか？
今回の記事では、Power Automateを活用して、OneDrive上のファイル名をエクセルで一元管理し、簡単に名前を変更する手順を紹介します。
この自動化処理の導入により、特に大量のファイルを扱う際の手間を大幅に削減することができます。今回の記事が作業効率が大幅に向上する一助になれば幸いです。
- ファイル名の一括変更による時間の節約
- エクセルを使用した直感的なファイル管理
- PowerAutomateの活用方法を学び、他の業務プロセスも自動化するヒントを得る
作成方法
Excelテーブル作成
まずは、変更前のファイルのリストと変更後のファイル名を管理するためのExcel上のテーブルの作成を行います。
まず、事前にExcelのWeb版にサインインします。
各セルに以下の値を入力して、
A1セル：ID
B1セル：変更前ファイル名
C1セル：変更後ファイル名
A1セルからC3セルを選択した状態で、[挿入]タブから[テーブル]をクリックし、[先頭行をテーブルの見出しとして設定する]にチェックを入れて[OK]をクリックすることでテーブルを作成できます。
ファイルの一覧取得処理の作成
続いて、Power Automateを使用して、指定したOneDrive内のフォルダにあるファイル一覧を出力する自動化処理を作成します。
Power Automateにアクセスします。
右メニューの[作成]をクリックし、[インスタント クラウド フロー]をクリックします。
[フロー名]には任意のフロー名を入力し、[フローを手動でトリガーする]をクリックして[作成]をクリックします。
アクション：OneDrive フォルダー内のファイルのリスト
次のアクションとして、OneDriveもしくはOneDrive for Businessのアクションである[フォルダー内のファイルのリスト]を選択します。
[*フォルダー]には、名前を変更したいファイルが格納されているOneDrive上のフォルダを指定します。
アクション：Excel Online テーブルの取得
次のアクションは、Excel Online のアクションである、[テーブルの取得]を選択してください。
それぞれの必須入力項目である[*場所][*ドキュメントライブラリ][*ファイル]には先ほど作成したExcelファイルの場所を選択してください。
条件：Apply to each
続いて、[新しいステップ]をクリックすると表示される[条件]をクリックし、表示される[それぞれに適用する]をクリックします。
[*以前の手順から出力を選択]では、動的なコンテンツのフォルダー内のファイルのリストにて取得した[value]を入力します。
アクション：Excel Online 表に行を追加
[Apply to each]内で新しいステップを作成し、ここではExcel Onlineのアクションである[表に行を追加]を選択します。
必須入力項目である[*場所][*ドキュメントライブラリ][*ファイル][テーブル]には先ほど作成したExcelファイル内のテーブルの場所を選択してください。
また、[ID]と[名前]と書かれた入力箇所には以下を入力します。いずれも入力箇所をクリックした際に表示されるモーダルから選択してください。
フォルダー内のファイルのリストにて取得した[ID]
フォルダー内のファイルのリストにて取得した[名前]
作成したら、保存しておきます。
ファイル名一括変更処理の作成
最後に、Power Automateでもう一つ新しいフローを作成して、ファイル名を変更する処理を作成します。
前項の「ファイルの一覧取得処理の作成」のときと同様に、右メニューの[作成]をクリックし、[インスタント クラウド フロー]をクリックします。
[フロー名]には任意のフロー名を入力し、[フローを手動でトリガーする]をクリックして[作成]をクリックします。
アクション：OneDrive フォルダー内のファイルのリスト
こちらも先程と同様にOneDriveもしくはOneDrive for Businessのアクションである[フォルダー内のファイルのリスト]を選択します。
[*フォルダー]には、同様に名前を変更したいファイルが格納されているOneDrive上のフォルダを指定します。
条件：Apply to each
こちらも先程と同様に、[新しいステップ]をクリックすると表示される[条件]をクリックし、表示される[それぞれに適用する]をクリックします。
[*以前の手順から出力を選択]では、動的なコンテンツのフォルダー内のファイルのリストにて取得した[value]を入力します。
アクション：Excel Online 行の取得
[Apply to each]内で新しいステップを作成し、ここではExcel Onlineのアクションである[行の取得]を選択します。
必須入力項目である[*場所][*ドキュメントライブラリ][*ファイル][テーブル]には先ほど作成したExcelファイル内のテーブルの場所を選択してください。
また、[*キー列]と[キー値]と書かれた入力箇所には以下を入力します。いずれも入力箇所をクリックした際に表示されるモーダルから選択してください。
プルダウンで表示される[ID]
フォルダー内のファイルのリストにて取得した[ID]
コントロール：条件
[Apply to each]内で新しいステップを作成し、ここではコントロールの[条件]を選択します。
条件には以下を[または]で指定してください。
- (左空欄)[行の取得]で取得した[変更後ファイル名]
- (中央空欄)次の値に等しい
- (右空欄)空欄
- (左空欄)[行の取得]で取得した[変更後ファイル名]
- (中央空欄)次の値に等しい
- (右空欄)[行の取得]で取得した[変更前ファイル名]
各条件の指定
それぞれ「はい」と「いいえ」には各アクションを指定してください。
アクションの指定なし(スキップ)
アクション名：OneDrive ファイルの移動または名前変更
*ファイル：[行の取得]で取得した[ID]
*対象ファイルのパス：/名前変更したファイルを保存したいフォルダ/[変更後ファイル名]
上書きする：はい
作成したら、保存で完成です。
利用方法
テストとして、OneDriveには以下のファイルを格納しておきます。
ファイル一覧取得のフローを実行します。
Excelファイルのテーブルにファイルの一覧が表示されます。
次に、変更したいファイル名には[変更後ファイル名]の列に変更後のファイル名を入力します。
ファイル名変更のフローを実行します。
ファイルの名前が変更されます。
利用上の注意点
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