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Power Automateで多段階承認フローを作る方法｜SharePointリストで課長→部長の金額分岐【2026年版】
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Contents
はじめに
このページでは、Power Automateで多段階の承認フローを作る方法を、稟議申請を例に画像付きで解説します。前回の記事では Microsoft Forms と承認テンプレートで「1段階の承認フロー」を作りましたが、今回はその発展編です。
今回作るのは、SharePointリストに申請が登録されると、まず課長が承認し、金額が大きいときだけ続けて部長が承認する——という「多段階＋金額分岐」の承認フローです。実際の稟議に近い、実務でそのまま使える構成を目指します。
前回の承認フローが作れた方なら、無理なくステップアップできます。「金額で承認ルートを変える」のがこの記事のキモです！
まだ承認フローを作ったことがない方は、先に下の記事でテンプレートを使った基本形を作っておくとスムーズです。
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この記事で作れるもの
- 申請内容を受け取るSharePointリスト（申請リスト）
- 申請が登録されるとまず課長へ承認依頼を自動送信
- 金額が10万円を超えるときだけ、続けて部長へ承認依頼
- 承認・却下に応じてステータス更新と申請者への通知メールを自動実行
フローの全体像
作り始める前に、これから組み立てるフローの流れを確認しておきます。処理の順番は次のとおりです。
- SharePointリストに申請が登録される（トリガー）
- ステータスを「課長承認待ち」に更新する
- ① 課長へ承認依頼を送る
- 条件A：課長が承認した？ いいえ → 却下処理して終了
- 条件B：金額が10万円を超える？ いいえ → 承認確定して終了
- 10万円超なら② 部長へ承認依頼を送る
- 条件C：部長が承認した？ はい → 承認確定／いいえ → 却下処理
ポイントは、1段目（課長）は全件通し、金額で2段目（部長）を出し分ける直列構成にすることです。「金額が低ければ部長承認をスキップ」という実務要件を、そのまま表現できます。完成すると、次のような入れ子のフローになります。
STEP1：申請を受けるSharePointリストを作る
フローの前に、申請データを受け取るリストを作ります。ここの列設計が甘いと、後でフローの動的なコンテンツが拾えません。実はこのリスト作りが一番重要です。
SharePointのコミュニケーションサイトを開き、[サイト コンテンツ] → [新規] → [リスト]を選びます。
空白のリストを作成
「開始する方法」のダイアログで、何もないところから作る[リスト]を選びます。
リスト名を入力
リスト名に「申請リスト」と入力して作成します（名前は分かりやすいものなら何でも構いません）。
列を追加する
[＋ 列の追加]から列を足していきます。例えば金額列なら、種類で[数値]を選んで[次へ]に進みます。
ステータス列を選択肢で作る
ステータス列は種類を[選択肢]にし、「申請中／課長承認待ち／部長承認待ち／承認済み／却下」を登録します。この列が稟議らしさの肝で、申請者が一覧で進捗を追えるようになります。
同じ要領で、次の列を用意します。既定の「タイトル」列は「申請名」にリネームして申請件名に使います。
申請リストの列構成
- 申請名（タイトルをリネーム / 1行テキスト）：申請の件名
- 金額（数値）：承認ルートを分ける判定キー
- 申請理由（複数行テキスト）：承認者への説明
- 申請者（ユーザー or 既定の「作成者」）：通知先
- ステータス（選択肢）：進捗の表示
- 課長コメント／部長コメント（複数行テキスト）：承認の証跡
STEP2：トリガーと初期ステータスを設定する
Power Automateで[自動化したクラウドフロー]を新規作成します（フロー名は「申請フロー」などにしておきます）。
トリガーを指定
トリガーに SharePoint の[項目が作成されたとき]を選び、サイトのアドレスとリスト名（申請リスト）を指定します。
項目の更新を追加
続けて SharePoint の[項目の更新]を追加します。IDには、トリガーの動的なコンテンツ[ID]を指定します（これで「いま作成された申請」を対象に更新できます）。
ステータスを更新
同じアクションで、ステータスの値を「課長承認待ち」に設定します。これで申請が登録された瞬間に、リスト上の進捗が動き始めます。
STEP3：① 課長承認を設定する
承認の本体となる[開始して承認を待機]アクションを追加します。承認の種類は「承認/拒否 – 最初に応答」を選びます（1人が応答すれば確定する基本のパターンになります）。
課長承認アクションの設定
- 承認の種類：承認/拒否 – 最初に応答
- タイトル(例)：「申請：」＋トリガーの[申請名（タイトル）]（承認依頼メールの件名になります）
- 担当者：課長のメールアドレス
- 詳細：申請者・金額・申請理由などを動的なコンテンツで差し込み
- アイテムリンク：SharePointの項目URLを入れると、承認者がリストに飛べます
設定し終えたら、アクション名を「課長承認」にリネームしておきます。多段階のフローでは、後で「課長承認」「部長承認」の結果を取り違えないために、リネームが必須級のコツです。
STEP4：条件A 課長の判定を作る
課長が「承認」したか「却下」したかで処理を分けます。[アクションを追加]から、コントロールの[条件]を追加します。
条件は次のように設定し、アクション名を「課長の判定」にリネームします。
- 左辺：課長承認アクションの[結果]（Outcome）
- 演算子：次の値に等しい
- 右辺：Approve
[はい(True)]側に以降の処理を組み立て、[いいえ(False)]側には却下処理（後述）を入れます。
STEP5：条件B 金額で分岐させる
課長の判定の[はい(True)]の中に、もう一つ[条件]を追加します。これが「部長承認まで回すかどうか」を金額で決める分岐です。
条件を次のように設定し、アクション名を「金額分岐」にリネームします。左辺にはトリガーの動的なコンテンツ[金額]を選びます。
- 左辺：トリガーの[金額]
- 演算子：より大きい
- 右辺：100000
これで、[いいえ(False)]＝10万円以下は課長承認だけで確定、[はい(True)]＝10万円超は部長承認へ進む、という出し分けができます。
STEP6：② 部長承認と条件Cを作る
金額分岐の[はい(True)]（＝10万円超）の中に、部長承認のルートを組み立てます。
部長承認待ちに更新
まず SharePoint の[項目の更新]で、ステータスを「部長承認待ち」に変えます。
部長承認を追加
[開始して承認を待機]をもう一つ追加します。種類は同じく「承認/拒否 – 最初に応答」、担当者は部長のメールにし、アクション名を「部長承認」にリネームします。
条件Cで判定
その下に[条件]を追加し（アクション名「部長の判定」）、左辺に部長承認の[結果]を選びます。動的なコンテンツの一覧から、部長承認の下に出てくる[結果]を選ぶのがポイントです。
STEP7：承認確定・却下処理を作る
最後に、各ルートの終端でステータス更新と申請者への通知を行います。承認が確定するルートは2か所（金額分岐のいいえ＝課長のみ承認／部長の判定のはい）あります。
承認確定処理
SharePoint の[項目の更新]でステータスを「承認済み」にし、コメント列に承認アクションのコメント（comments）を記録します。
続けて Outlook の[メールの送信 (V2)]で、申請者へ結果を通知します。宛先はトリガーの[作成者 Email]、件名・本文には申請名を差し込み、「○○ が承認されました」と伝えます。
同じ承認確定処理を、金額分岐のいいえ側（10万円以下で課長のみ承認したルート）にも用意します。
却下処理
却下のルートでは、ステータスを「却下」に更新し、申請者へ却下を通知します。
却下メールの本文に承認者のコメントを載せると、申請者が理由を把握しやすくなります。コメント列の動的なコンテンツを差し込んでおきましょう。
STEP8：動作を確認する
フローを保存したら、実際に申請を1件登録して動かしてみます。申請リストに[新しいアイテムを追加]し、申請名・金額・申請理由などを入力します。
登録すると、承認者（課長）の Outlook に承認カードが届きます。申請内容と[承認]/[拒否]ボタン、リストへのリンクが表示されます。ボタンを押すと、フローが続きの処理（金額分岐や部長承認）へ進みます。
承認・却下を行うたびに、申請リストのステータスが「課長承認待ち → 部長承認待ち → 承認済み」のように切り替わることを確認しましょう。申請者にも通知メールが届けば成功です。
つまずきやすいポイント
多段階の承認フローでは、次の点でつまずきやすいです。検証時にあわせて確認してください。
- 承認したのに却下メールが届く
条件の値を確認してください。「Approved」ではなく「Approve」が正しい値です。末尾の「d」が付いていると条件が一致せず、承認しても却下（False）側に流れます。
Q
- 金額分岐が思ったとおりに動かない
SharePointの数値列は文字列として返ることがあり、比較が空振りする定番ポイントです。うまくいかないときは
int(トリガーの金額)のように明示的に数値変換してから比較してください。境界値の扱い（「より大きい」か「次の値以上」か）も合わせて確認します。
Q
- コメントを記録すると For each が自動で増える
承認のコメントは、単一承認者でも配列（応答の一覧）で返ります。そのため、新しいデザイナーでコメントを参照するとApply to each（For each）が自動で追加されます。これは正常な挙動なので、そのまま中で項目の更新やメール送信を行えば問題ありません。必要に応じて、入れ子の中の構造を修正する必要があります。
Q
- 課長と部長の結果を取り違える
承認アクションをリネームしていないと、動的なコンテンツに「結果」が複数並んで見分けがつきません。各承認アクションを「課長承認」「部長承認」にリネームしておけば、条件で選ぶ結果を取り違えずに済みます。
Q
まとめ
SharePointリストと条件分岐を組み合わせれば、Power Automateで実務的な多段階承認フローが作れます。手順をおさらいすると次のとおりです。
- STEP1：申請を受けるSharePointリストを作る（列設計が最重要）
- STEP2〜3：トリガー＋初期ステータス更新、① 課長承認
- STEP4〜5：条件Aで課長判定 → 条件Bで金額分岐
- STEP6：10万円超なら ② 部長承認＋条件Cで判定
- STEP7〜8：承認確定・却下処理を作り、動作を確認
「1段目は全件、金額で2段目を出し分ける」という型を覚えておけば、課長→部長に限らず、担当→マネージャー→役員のような承認にも応用できます。承認者の動的取得（マネージャーの取得）や却下処理の子フロー化まで進めば、より実務に強いフローになります。
まだ基本の承認フローを作っていない方は、まず下の記事から始めてみてください。
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